ZUS IWA za 2025 rok - kto musi złożyć formularz i do kiedy

W Pruszkowie i w całym regionie rusza przypomnienie dla firm: część płatników składek musi przesłać do ZUS formularz IWA. Termin mija na początku lutego – to ważny dokument, który zadecyduje o stawce składki w nowym roku składkowym. Dla niektórych przedsiębiorstw to rutyna, dla innych sygnał do weryfikacji danych kadrowych i PKD.

• Kto ma obowiązek złożyć ZUS IWA i jakie dane trzeba podać
• W Pruszkowie - jak przekazywać dokumenty i gdzie szukać informacji
• Co to oznacza dla stawek i rozliczeń firm - terminy i praktyczne wskazówki

Kto ma obowiązek złożyć ZUS IWA i jakie dane trzeba podać

Obowiązek dotyczy przedsiębiorców łącznie spełniających trzy warunki. Muszą oni:

• być zgłoszeni jako płatnicy składek wypadkowych przez cały 2025 rok oraz przynajmniej jeden dzień w styczniu 2026 roku,
• w 2025 roku średnio zgłaszać do ubezpieczenia wypadkowego co najmniej 10 osób miesięcznie,
• na 31 grudnia 2025 być wpisani do rejestru REGON.

“Na podstawie tych informacji ZUS ustala wysokość składki na ubezpieczenie wypadkowe”
— Wojciech Ściwiarski, rzecznik prasowy ZUS w województwie mazowieckim

W formularzu trzeba podać m.in. przeważający kod PKD działalności, liczbę ubezpieczonych, liczbę osób pracujących w warunkach zagrożenia oraz informacje o wypadkach przy pracy, w tym o zdarzeniach ciężkich i śmiertelnych za rok 2025. Te dane posłużą ZUS do wyliczenia stopy procentowej składki obowiązującej od 1 kwietnia 2026 do 31 marca 2027.

W Pruszkowie - jak przekazywać dokumenty i gdzie szukać informacji

Formularz IWA składa się w tej samej formie, co inne dokumenty ZUS: elektronicznie przez PUE/eZUS lub w wersji papierowej. Jeśli firma wysyła dokumenty pocztą, na kopercie powinien znajdować się dopisek “ZUS IWA”. Pracodawcy, którzy od trzech lat regularnie przekazują IWA, nie muszą ręcznie wyliczać stopy składki – informacja o stawce pojawi się na koncie PUE/eZUS do 20 kwietnia.

Dodatkowe informacje udziela ZUS; można się też kontaktować telefonicznie pod numerem 22 560 16 00 lub odwiedzić stronę Zakładu po szczegóły dotyczące procedury i wzorów formularzy.

Co to oznacza dla stawek i rozliczeń firm - terminy i praktyczne wskazówki

Firmy, które nie składały IWA przez trzy kolejne lata, muszą same ustalić wysokość składki, posługując się przeważającym kodem PKD. Stawki różnią się między grupami działalności i poziomem ryzyka. Jeśli płatnik zgłasza do ubezpieczenia wypadkowego nie więcej niż 9 osób, obowiązuje reguła: składka wynosi 50% najwyższej stopy dla danej grupy działalności. Nowe wartości stóp procentowych zostaną ogłoszone w marcu 2026 i wejdą w życie od 1 kwietnia 2026.

Praktyczne kroki, które warto wykonać już teraz:

• sprawdzić poprawność przeważającego kodu PKD i aktualność wpisu w REGON na koniec 2025 roku;
• potwierdzić liczbę osób zgłoszonych do ubezpieczenia wypadkowego w 2025 roku (średnia miesięczna);
• przygotować dane o wypadkach przy pracy za 2025 rok, w tym zdarzenia ciężkie i śmiertelne;
• jeśli dokumenty trafiają do ZUS elektronicznie, przesłać IWA przez PUE/eZUS i zachować potwierdzenie; w przypadku wysyłki papierowej zadbać o dopisek “ZUS IWA” na kopercie;
• monitorować konto PUE/eZUS pod koniec kwietnia – płatnicy z trzema kolejnymi złożeniami IWA otrzymają tam informację o stawce do 20 kwietnia.

Drobna uwaga praktyczna dla firm w Pruszkowie - upraszczając rozliczenia, warto prowadzić bieżącą ewidencję zdarzeń BHP oraz archiwizować dowody zgłoszeń do ZUS. To ułatwi wyliczenia i obronę ewentualnych korekt deklaracji po pojawieniu się nowych stawek.

na podstawie: Urząd Miejski w Pruszkowie.