Urzędowe sprawy z telefonu. Pruszków stawia na nowy system

Do urzędu nie trzeba już będzie jechać z każdym formularzem. W Pruszkowie ruszają portal e–Urząd i aplikacja mInstytucja, które mają przenieść wiele codziennych spraw do telefonu i komputera. To zmiana bez wielkiej oprawy, ale z realnym znaczeniem dla tych, którzy wolą załatwiać formalności po pracy albo między jednym obowiązkiem a drugim. Urząd zapewnia, że cyfrowe rozwiązania nie zamkną tradycyjnej obsługi, tylko ją odciążą.

• Portal ma przejąć najczęstsze urzędowe sprawy
• Płatności, odpady i zgłoszenia w jednym miejscu
• Cyfrowa ścieżka nie ma zastąpić urzędnika

Portal ma przejąć najczęstsze urzędowe sprawy

Od maja mieszkańcy Pruszkowa mogą korzystać z nowego portalu e–Urząd oraz aplikacji mInstytucja. Oba narzędzia mają ułatwić składanie wniosków i załatwianie spraw bez wizyty w magistracie, a sam panel ma działać podobnie do poczty elektronicznej. Po zalogowaniu Profilem Zaufanym, mObywatelem albo przez Krajowy Węzeł Identyfikacji Elektronicznej część danych uzupełni się automatycznie, co skraca drogę od rozpoczęcia sprawy do wysłania dokumentu.

„Oddajemy w państwa ręce narzędzie, które znacząco ułatwi kontakt z Urzędem Miasta Pruszkowa i załatwianie codziennych spraw” – mówi Piotr Bąk, prezydent Pruszkowa.

Na starcie przygotowano 40 interaktywnych formularzy zgłoszonych do Centralnego Repozytorium Wzorów Dokumentów. Wśród spraw, które można załatwiać zdalnie, znalazły się między innymi:

• ewidencja ludności, w tym meldunki i zaświadczenia,
• decyzje administracyjne, na przykład warunki zabudowy,
• podziały, przekształcenia i rozgraniczenia nieruchomości,
• sprawy środowiskowe, w tym dotyczące wycinki drzew,
• podatki i opłaty lokalne,
• licencje i zezwolenia, także dla taxi,
• wnioski i zaświadczenia urzędowe,
• zajęcie pasa drogowego,
• zgłoszenia konsultacji społecznych.

To ważna zmiana zwłaszcza dla osób, które do tej pory musiały planować wyjście do urzędu pod jego godziny pracy. Teraz część formalności można zacząć wtedy, gdy naprawdę jest na to chwila.

Płatności, odpady i zgłoszenia w jednym miejscu

Nowy portal nie kończy się na formularzach. Urząd miasta zebrał w nim także kilka funkcji, z których mieszkańcy korzystają najczęściej, a które wcześniej były rozproszone po różnych kanałach. W jednym panelu pojawią się między innymi:

• Moje płatności – podgląd należności wobec miasta,
• Podatki i opłaty lokalne – informacje o zobowiązaniach,
• Zgłoszenia społeczne – możliwość zgłaszania usterek, awarii i niebezpiecznych sytuacji oraz śledzenia statusu sprawy,
• Czas na odpady – harmonogram odbioru odpadów i zasady segregacji,
• Konsultacje społeczne – udział w miejskich konsultacjach,
• Aktualności – bieżące informacje z życia Pruszkowa.

W przypadku zgłoszeń system ma kierować sprawy bezpośrednio do właściwych wydziałów. To oznacza mniej błądzenia po urzędowych ścieżkach i szybsze przekazanie problemu tam, gdzie faktycznie może być rozpatrzony. Aplikacja mInstytucja ma pełnić tę samą funkcję na telefonie, więc sprawę da się zacząć również w drodze do pracy czy podczas wyjazdu.

Cyfrowa ścieżka nie ma zastąpić urzędnika

Pruszków nie zaczyna od zera. W urzędzie działa już EZD RP, czyli elektroniczne zarządzanie dokumentacją. Miasto należy do grona pierwszych samorządów w Polsce, które wdrożyły to rozwiązanie w pełnym zakresie, z nielicznymi wyjątkami. Oznacza to cyfrowy obieg dokumentów, ich dekretację i archiwizację, a w efekcie mniejszą liczbę wydruków oraz niższe koszty papieru.

Władze miasta zwracają też uwagę, że cyfryzacja ma ułatwiać życie, a nie dzielić mieszkańców na tych, którzy korzystają z technologii, i tych, którzy wolą tradycyjną obsługę. Każdy, kto potrzebuje wsparcia, nadal może przyjść do urzędu i załatwić sprawę przy pomocy pracowników.

Nowe narzędzia powstały we współpracy z firmą e–Instytucja.pl, która od lat wdraża rozwiązania dla samorządów w całej Polsce. W Pruszkowie ten kierunek ma jeszcze poszerzyć dostęp do Pruszkowskiej Karty Mieszkańca i powiązanych usług. Papier nie znika z dnia na dzień, ale jego rola wyraźnie maleje. Zamiast grubych teczek pojawia się szybszy obieg, a z nim szansa na bardziej uporządkowaną obsługę miejskich spraw.

na podstawie: UM Pruszków.